Hvernig á að skipuleggja heimaskráarkerfi í 7 skrefum

01 af 07

Hvernig á að setja upp pappírsskráningu + geymslukerfi sem mun virka fyrir þig að eilífu

Baráttan er raunveruleg: Stjórnun pappíra og pappír ringulreið er pits.Þess vegna er mikilvægt að setja upp auðvelt, framkvæmanlegt heimagerðarkerfi sem þú verður í raun að nota. Í dag, það er það sem við ætlum að gera, saman.

Markmið

Lærðu hvernig á að setja upp heimaumsóknarkerfi sem þú notar í raun fyrir afganginn af lífi þínu. Það þarf að vera sveigjanlegt til að mæta fyrir breytingar á lífsstílum og það þarf að vera einfalt þannig að þú verður í raun að halda því upp.

Það sem þú þarft

• Skjalaskápur eða skráarkassi
• Hengja skráarmöppur (mér líkar við þessa litaða sjálfur sem er sýnt hér að ofan)
• Skrifborð skráarstafi
• Tætari
• Endurvinnslutunna
• Skráarmöppur
• Merkimiðill eða penni

Tímasetning

Þetta er helgarverkefni. Við mælum með því að þú byrjar þetta ekki í vikunni eftir langan vinnu eða skóla, osfrv. Byrjið þetta á laugardag eða sunnudagsmorgun, vopnaðir með kaffibolla eða te, og við skulum gera þetta.

02 af 07

Safnaðu öllum pappírunum þínum saman í einum stað

Fyrsta skrefið í því að setja upp heimavinnslukerfi er að samræma allar skrárnar þínar og pappíra í sama rými þannig að þú getur raðað, endurvinna og tæta. Að hafa allt á einum stað hefur eftirfarandi kosti:

1. Það mun halda þér áherslu á verkefni á hönd. Þegar þú reynir að náðu verkefni sem þú ert ekki spenntur (eins og umsókn), einhver afsökun á að reika og byrja á öðru nýju verkefni. Ef þú hefur allar vörur þínar (skráð hér) og allar pappírar þínar á einum stað, hefur þú í raun ekki neina afsökun en að grafa þig inn.
2. Þú verður að vera nákvæmari. Með því að sópa heimili þínu upp að framan þýðir að þú þarft ekki að endurtaka verkefni nokkrar vikur frá því þegar þú finnur gleymt stafla af pappír í þvottahúsinu.

Nokkur staðir til að leita að pappíra (önnur en augljós skrifborðshlaup, skáp og pósthlaup):

1. Stofan. Papers hafa tilhneigingu til að stafla upp í stofunni vegna þess að við höfum oft ekki hugmynd um hvað ég á að gera við þá. Þess vegna ættirðu alltaf að setja pappíra sem þú ert ekki viss um hvað ég á að gera við enn í póstinum mínum í kassa.
2. Töskur . Bakpokar, vinnupokar, handtöskur, töskur í töskur og ferðatöskur.
3. Eldhúsið. Pappírspólur hafa leið til að ljúka í eldhúsinu. Þetta er vegna þess að eldhúsið er oft fyrsti staðurinn sem við förum þegar við gengum í gegnum dyrnar.

Svo safna öllum pappírum þínum og þá ...

Veldu góða stað með harða yfirborði sem þú getur búið til 5 hrúgur. Þetta kann að vera eldhúsborðið, herbergið rúmið eða skrifborðið þitt ef það er nógu stórt. Ef þú hefur ekki yfirborð nógu stórt, vinnur gólfið líka.

Ef þú ert með margar greinar þá getur stafur þinn fallið yfir, þá notaðu bakkar eða jafnvel pappaöskjur. Merkja þau til að halda þeim aðskildum og forðast mistök - eins og tilviljun kastar skattframtölum á síðasta ári inn í "endurvinna" reitinn.

03 af 07

Skilgreina pappíra þína í fimm flokkum

Nú er kominn tími til að komast í viðskiptum. Þú verður að snerta hverja blað og taka ákvörðun um það.

Regla: Þú verður að taka ákvörðun um hvert blað. Það er að fara að fara inn í einn af þessum 5 flokkum:

1. Aðgerð: Papers þú þarft að grípa til og henda síðan. Ekki rugla þessu saman við það sem við áttum við í flokki hér að neðan sem "heimilis". Heimilisskjöl eru skráðar varanlega, Aðgerðarlistar verða notaðar einu sinni og síðan fargað.
   Dæmi: boð, bílastæði miða, stefnumót áminningar, heimavinna, reikninga osfrv.

2. Skjalasafn: Skjöl eða skjöl sem þú þarft að hanga á en þú þarft ekki að vísa til eða nota meira en einu sinni eða tvisvar á ári.
   Dæmi: Skattalyftur, sjúkraskrár, fræðigreinar, sönnunargögn sem þú tók þátt í dómnefndarsviði, verkum, leigusamningum, samningum o.fl.

3. Heimili: Þetta eru pappírar sem þú notar til að halda húsinu þínu (og lífið) í gangi.
   Dæmi: afsláttarmiða, uppskriftir, notendahandbók, kvittanir fyrir skatta þessa árs, skjöl fyrir komandi ferðalög osfrv.

4. Endurvinna: Blaðsíður og skjöl sem falla ekki undir neinn af þessum flokkum og innihalda engar persónulegar upplýsingar.
   Dæmi: Ruslpóstur, vinnublað frá málstofu sem þú hefur ekki lengur áhuga á, dagblöðum, tímaritum, gamla heimavinnu sem þú þarft ekki, notað umslag, o.fl.

5. Tæta: Skjöl og skjöl sem falla ekki undir flokka 1-3 en innihalda persónulegar upplýsingar.
   Dæmi: Greiðsla á kreditkortum, gömlum bankareikningum, reikningum osfrv.

04 af 07

Declutter + Fargaðu skjölum og skrám sem þú þarft ekki lengur

Stærsti stafli þinn verður endurvinna. Endurvinnu þau fyrst - hluturinn hér er að whittle niður hversu mikið pappír þú ert að takast á við eins fljótt og auðið er.

Næst skaltu rifta tætari - þetta ætti að innihalda allt sem auðkennir þig fyrirfram nafn þitt og heimilisfang.

Að öðrum kosti er þetta vörður Þinn ID Roller frá The Container Store er mjög nokkuð verðlagður og mjög hagnýt fyrir þá sem eru veikir með því að hafa tætari þinn sultu. Þannig getur þú einfaldlega stimplað yfir auðkenni þitt og endurheimt póst og skjöl með persónulegum upplýsingum um þær í stað þess að tætast.

Nú þegar þú hefur kastað ruslinu er kominn tími til að komast að því að setja upp kerfi sem er:

1. Auðvelt að nota, svo þú munt raunverulega nota það;
2. Sveigjanlegur nóg til að mæta lífsbreytingum og nýjum verkefnum; og,
3. Öruggt þannig að þegar þú þarft að finna eitthvað hratt, getur þú fundið það.

Fegurðin hér er sú að þú getur brotið þessar flokkar niður frekar eftir því hversu mikið pappír kemur inn og út úr heimili þínu eða skrifstofu.

05 af 07

Setja upp skjalasafn fyrir heimaskráningarkerfið

Það er frekar auðvelt að ákveða hvaða pappíra fara inn í skjalasafnið þitt. Þetta eru mikilvægustu skjölin sem þú átt. Þeir eru sönnur að þú og fjölskyldan þín sé til, greiðir skatta, eigin heimili og bíla, útskrifaðist úr háskóla, getur ferðast utan landsins á vegabréf eða vegabréfsáritun. Ef þú ert eigandi fyrirtækis eða eigir fleiri en eina eign, þá mun þessi skrá vera enn stærri.

Hér er listi yfir grunnatriði til að halda í þessari skrá:

• skatta skil
• sjúkraskrár
• fræðigreinar
• Sönnun þú þjónað dómnefndar skylda
• verkum
• leigusamningar
• samninga
• vegabréf
• svo sem öryggiskort
• atvinnurekningar
• skírnarvottorð
• Líftryggingar / eftirlaunargögn

Geymdu þessar pappíra í skráarkassa í merktum möppum. Íhuga að kaupa eldföstum kassa þegar þú byrjar að kaupa meira "efni" til að vera öruggur.

Halda skrám sem þú notar oft (aka nokkrum sinnum á ári) framan. Standast við hvötin til að skipuleggja þetta pláss vegna þess að ef þú færð of sérstakur gerir það það í raun erfitt að finna hluti þegar þú raunverulega þarft þá. Almennt, ef þú ert að dýfa inn í skjalasafnið þarftu virkilega raunverulega það blað svo að það verði eins auðvelt og hægt er.

Hér eru flokka mínir:

• Academic
• Bíll
• Atvinna
• Fjármála
• Heilsa
• Auðkenni
• Tryggingar
• Fasteign

Skipuleggðu þau í stafrófsröð, en hafðuðu kennimyndina fyrirfram. Þetta hefur hluti eins og fæðingarvottorð þitt, vegabréf, almannatryggingakort og skírnaskírteini. Þetta er líka þar sem þú ættir að halda hjónabandaleyfi þinn.

Til að geyma þessar blaðsíður skaltu íhuga mjög öryggisverkaskáp sem er minna en $ 50, er mikið verðmæti *. Annar valkostur er háskólarávísunin. Þessi er hannaður fyrir lækningavörur en gæti auðveldlega haldið nokkrum gögnum sem ekki geta tapað.

Þú getur sett upp eigin DIY eigin skrá eða þú getur notað FileSolutions Home Filing System.

* Ef þú tapar þessum skrám muntu endilega borga mikið, margt fleira til að fá afrit af skrásetjendum, bænum / borgarstjóra, fræðilegum stofnunum osfrv., Svo $ 50 er verðmætur, klár fjárfesting.

06 af 07

Raða heimilisskrá

Hér er gott þumalputtaratriði fyrir það sem þú ættir að geyma í heimilisskrána þína: Nokkuð sem þú gætir þurft í framtíðinni, en þú þarft ekki að gera það núna, það er ekki til staðar í skjalasafninu þínu. Notaðu eigin hússskrá (kallað Heimilisvinnubók) sem dæmi svo að þú fáir betri hugmynd um hvað á að geyma í þessari skrá og hvað ekki.

Í fyrsta lagi, í stað skráarsafns eða kassa, bjó ég til bindiefni með köflum og þá vasa til að geyma hluti eins og afsláttarmiða og gjafakort. Þú getur notað þetta bindiefni og haft hluti fyrir eftirfarandi:

• Afsláttarmiða / Groupons
• Gjafabréf
• Skjöl fyrir komandi ferðir / ferðalög
• Endurgreiðslur sem ég hef sent og er að bíða eftir að fá endurgreiðslu mína aftur
• Kvittanir fyrir stóra miða hluti eins og tæki eða stór húsgögn
• Hafa vasa fyrir öll verðlaunakortin þín
• Skýringar og viðmiðunarefni fyrir komandi verkefni sem þú ert að vinna að
• Uppskriftir *
• Kvittanir fyrir skatta
• Vátryggingarskírteini bíll / heima / leigutaka

Þú gætir sennilega bara skannað flest þessara í Evernote reikning , en þá þarftu að prenta það aftur þegar þú þarfnast þeirra, svo skráðu það í þessari minnisbók og hringdu það í vinnubókina þína.

* Gefðu sérstaka skrá fyrir uppskriftir sem þú vilt fara einhvern daginn en ekki.

07 af 07

Setja upp aðgerðaskrá

Aðgerðaskráin er þau skjöl sem þú þarft að grípa til og síðan henda. Öll skjöl eða pappír sem þarf að vera skráður varanlega eða í langan tíma (yfir mánuð), telst líklega í heimilisskránni.

Aðgerðaskrár eru:

• Að fara að nota einu sinni og þá fleygja eða,
• Skrár sem þú ert að bíða eftir að grípa til aðgerða.

Notaðu kassa til að halda þessum pappírum sérstaklega og við mælum með þessum reit. Veldu appelsína vegna þess að það er áberandi litur og hugsunin er, það mun fá þig til að fara í gegnum kassann amk einu sinni í viku. Þetta getur einnig tvöfaldast sem In Box til að hjálpa að stjórna pósti .

Hér eru dæmi um hvað á að halda í aðgerðaskránni þinni:

Komandi póstur:

• Nokkuð sem þú færð í póstinum fer í þessari skrá
• Einhver pappír sem einhver hendur þér eða þú grípur og hristir í handtöskunni þinni fer inn hér

Dagbókaratriði:

• Boð fyrir komandi atburði og allar leiðbeiningar eða svarspjöld sem fylgja þeim
• Víxlar til að greiða og þá tæta eða endurvinna
• Leyfi leyfir að undirrita
• Tilnefningar tilnefningar

Atriði sem greiða:

• Bílastæði miða að borga
• Víxlar til að greiða

Atriði sem ég bíð á:

• Kvittanir fyrir allt sem þú hefur nýlega keypt ef þú ákveður að fara aftur. Til dæmis, ef þú færð pakka frá Amazon, kastarðu pökkunarmiðlinum í þessa kassa ef vörurnar virka ekki og þú verður að skila þeim aftur. Þetta fyrir aðra pakka sem þú færð.
• Kvittanir fyrir allt sem þú ert að bíða eftir. Til dæmis, ef þú sendir inn reikning til vátryggingafélagsins og þú ert að bíða eftir endurgreiðslu fer það í þessa skrá. Ef þú hefur skilað eitthvað og þú ert að bíða eftir að sjá endurgreiðsluna birtast í bankareikningnum eða á kreditkortareikningnum fer það í þennan reit.

Þú getur skemmt þessari skrá niður í fleiri flokka en það er auðveldara að bara kasta öllu í þessum reit og fara síðan í gegnum það einu sinni, tvisvar eða þrisvar í viku. Á þeim tímapunkti er hægt að endurvinna eða skerpa allt sem þú þarft ekki lengur, skrá allt sem tilheyrir í skjalasafninu eða heimilinu og aðgerðinni sem þarf að svara. Markmiðið er að halda þessari skrá eins lítið og mögulegt er.

En ... bragðið er að þú verður að fara í gegnum þessa skrá að minnsta kosti einu sinni í viku, helst oftar. Ég mæli mjög með því að bæta þessu verkefni við persónulega vikulega skipulagsregluna þína , þannig að þú ert að leggja inn og geyma tiltölulega lítið magn af pappír einu sinni í viku fremur en