Basic Email Siðir

Netfang er ein aðal leiðin sem fólk sendir skriflega samskipti núna, og það er ekki líklegt að það muni alltaf breytast. Það er auðvelt, hratt og þarf ekki frímerki.

Farin eru dagar þegar þú verður að bíða í viku eða lengur fyrir bréf eða svar í póstinum. Það er ekki nauðsynlegt að gera neyðarhlaup til pósthússins til að vega umslagin og taka upp nóg frímerki fyrir reikninga og bréf. Reyndar hafa margir aldrei beint umslagi eða sent bréf í gegnum US Post Office.

Tölvupóstur hefur orðið einn af auðveldustu og festa vegu til að hafa samskipti bæði persónulega og í viðskiptum. Þetta hefur orðið svo fyrirbæri að alltaf trausta United States Postal Service er í erfiðleikum með að finna leiðir til að vera í viðskiptum.

Það er engin á óvart að þessi tölvupóstur , sem oft er nefndur Netiquette, er heitt umræðuefni fyrir núverandi menningu. Tölvupóstur er sendur daglega með víðtækum hluta bandarísks íbúa. Flest fyrirtæki nota tölvupóst til að eiga samskipti við starfsmenn allan daginn. Næstum hvert heimili hefur að minnsta kosti eina tölvu með internetaðgangi og innan þeirra heimila eru mömmur, pabba, börn, unglinga og jafnvel ömmur og flestir eða flestir fá og senda tölvupóst.

Við lifum í örbylgjuofni, netknúnum samfélagi og enginn vill taka tíma til að skrifa lengi bréf, jafnvel þótt það sé svo miklu nánari og persónulegri. Enn eru margar aðstæður þar sem tölvupósturinn virkar betur en snigill póstur.

Hér eru nokkrar siðir og ekki þarf að hafa í huga þegar þú skrifar tölvupóstskýringar.

1. Undirbúa. Áður en þú byrjar að slá inn tölvupóst, hvort sem það er upphafsmiðill eða svar, ættir þú að spyrja sjálfan þig hvað það er sem þú vilt eiga samskipti við. Í stuttu máli, hvað er tilgangurinn þinn við að skrifa? Þegar þú veist, getur þú lesið yfir lokið tölvupóst áður en þú sendir það út til að tryggja að þú hafir náð markmiðinu þínu. Ef það gerir bekk, þá senda það; Ef textinn er ruglingslegur, sterkur eða óljós, þá ættirðu kannski að byrja aftur.

1. Samskipti. Mundu að þú ert í samskiptum við alvöru manneskja sem fær þennan póst. Með það í huga, ættir þú að takast á við manninn eftir nafni og vera virðingu. Ef þetta er svar við mótteknu tölvupósti ættir þú að taka tíma til að taka á öllum spurningum eða beiðnum í sögunni.
2. Andaðu. Við höfum öll verið sekur á einhverjum tímapunkti eða annarri af að tapa composure okkar. Ef þú færð tölvupóst sem bregst við eða skapar þig, svaraðu ekki í fríðu. Taktu háa veginn og svaraðu hvoru eingöngu til að viðurkenna kvittun eða taka nokkurn tíma áður en þú svarar svo þú getir róað þig og svarað vel skilið skilaboðum. Þú vilt aldrei svara tölvupósti (eða öðru formi samskipta) í reiði. Þegar við erum reiður, höfum við tilhneigingu til að segja (eða skrifa) hluti sem við annað hvort meina eða ekki þurfa að segja. Mundu að þegar tölvupósturinn þinn er sendur er það þarna að eilífu.
3. Vertu gagnsæ. Subject line þín ætti að vera sannur framsetning hvers vegna þú ert að hafa samband við viðtakandann. Notaðu setningar sem tengjast efni póstsins. Þetta er satt hvort þú ert að búa til fyrirtæki eða persónulegan tölvupóst. Til dæmis, ef þú ert að skrifa tölvupóst á mömmu þína um heimsókn hennar í næstu viku, ætti efnislínan þín að lesa eitthvað eins og "heimsókn þín."

1. Rannsóknir. Ef þú sendir tölvupóst til viðskiptafélaga, þá er það rétt að þú notir eftirnafn hans og titil. Gerðu rannsóknirnar og taktu viðtakandann rétt. Forseti fyrirtækisins gæti annað hvort verið beint sem Taylor eða forseti Taylor.
2. Spellcheck. Notkun stafaafls er mikilvægt þegar þú ert í samskiptum skriflega. Þegar þú sendir minnismiða sem eru fullt af villum, kemur það í ljós að þú ert sloppy eða að þú hefur ekki gaum að smáatriðum. Reyndu alltaf að keyra stafsetningu eða nota forrit sem leiðréttir sjálfkrafa. Og þá lestu það aftur til að ganga úr skugga um að orðin sem þú vildir nota voru ekki leiðréttir sjálfkrafa á eitthvað annað.
3. Proofread. Þú ættir að taka auka nokkrar sekúndur eða mínútur sem eru nauðsynlegar til að gera fljótlegan skeyta um hvaða tölvupóst þú ætlar að senda. Taktu þennan tíma til að breyta einhverjum óþægilegum setningar eða til að setja upp vantar punktamerki.

1. Horfa á tón. Stundum getur tölvupóstur komið frá öðruvísi en þú ætlaðir. Tóninn í tölvupóstinum þínum er mjög mikilvægt og er jafn mikilvægt og skilaboðin þín. Vegna þess að þetta er skriflegt samskipti, ættir þú að ganga úr skugga um að tónn þín sé skemmtileg og að það sé sannur framsetning af því sem þú vilt segja. Mundu að viðtakandinn getur ekki heyrt svikinn í röddinni eða séð brosið á andliti þínu. Nema þú viljir skipuleggja allt sem þú skrifar, ættirðu að forðast hvaða tungumál sem er í tölvupósti sem kann að vera misskilið á nokkurn hátt.
2. Vertu stutt og sætur. Reyndu ekki að skrifa skáldsögu þegar þú sendir tölvupóst. Flestir vilja virkilega ekki lesa mikið í tölvupósti. Ef tölvupósturinn er endilega langur, reyndu að hjálpa viðtakanda út með því að leggja áherslu á lykilhugtök, nota bullet-punkta eða draga saman efni í opna málsgrein.
3. Samskipti vel. Þú vilt ekki rugla lesandanum þínum, svo vertu viss um að vera skýr og nákvæm í ritun þinni. Ef þú ert að senda tölvupóst á vin getur þú verið meira frjálslegur í ritstíl þínum. Hins vegar, ef þetta er fyrirtæki samskipti , nota rétt málfræði og forðast að nota tákn eða emojis sem gera þig birtast minna faglega.

Netfang samskipta er mjög vinsælt. Taktu þér tíma til að taka þátt í Golden Rule, og þú munt fara langt í átt að því að vera fáður netiquette atvinnumaður.

Breytt af Debby Mayne