Mikilvægi rétta tölvupóstsviðskipta

Hefur þú einhvern tíma fengið tölvupóst sem skilaði eftir þér eftir því hver sá sem sendi það? Eða verri, hefur þú einhvern tíma sent tölvupóst sem þú lést seinna?

Að vera á móttöku enda slæmt tölvupósts getur látið þig hrista höfuðið og reyna að reikna út hvað á jörðinni hinn aðilinn var að hugsa. Að vera sá sem sendi það getur eyðilagt annan frábæra dag og það getur haft skaðleg áhrif síðar.

Hraði zippa af tölvupósti hefur gert það sem valinn samskiptatækni. Hvort sem þú sendir persónulegt eða viðskiptaskeyti er nauðsynlegt að fylgja rétta siðareglur til að koma í veg fyrir misskilning eða harða tilfinningar.

Fylgdu Golden Rule með því að meðhöndla viðtakandann eins og þú vilt meðhöndla. Áður en þú smellir á "Senda" á hvaða tölvupósti sem er skaltu taka eina mínútu og gefa það auka læsingu. Skilvirk notkun tölvupósts getur sett þig í jákvætt ljós með umsjónarmanni þínum og getur jafnvel gefið þér brún þegar það er kominn tími til kynningar .

• 01 af 10

  Ekki ráðast á persónuvernd

  Hafðu í huga að fyrirtæki þitt og persónuleg email mega ekki vera einkamál. Fyrirtækið þitt hefur rétt til að lesa neitt sem er sent frá skrifstofunni, svo aldrei skrifa og senda persónulegar eða mjög viðkvæmar upplýsingar frá vinnu. Heimilt er að senda persónuleg tölvupóst frá heimilinu, svo ekki setja neitt á skriflega hátt sem gæti valdið vandræðum ef það nær til rangra aðila.

• 02 af 10

  Vertu í burtu frá móðgandi athugasemdum

  Forðist móðgandi athugasemdir í tölvupóstinum þínum. Þetta felur í sér kynþáttafordóma, kynferðisleg eða neikvæð athugasemd um aðra einstakling eða fyrirtæki. Ef þú færð móðgandi tölvupóst skaltu ekki svara eða senda það til neins. Aldrei nota tölvupóst til að segja eitthvað sem getur verið misskilið við yfirmann þinn .

• 03 af 10

  Ekki hrópa ekki

  Mundu að þegar þú slærð inn alla húfur, kemur netfangið þitt yfir og hrópar. Sumir telja það auðveldara að lesa skilaboðin, en það er ekki raunin. Notaðu letur sem er auðvelt í augum þegar lesið er í venjulegu stafi.

• 04 af 10

  Breyta skilaboðum þínum

  Breyta tölvupóstinum þínum áður en þú sendir þær. Notaðu spellchecker og farðu yfir öll viðskipti tölvupóst til að tryggja að þú hafir réttan málfræði. Þú vilt alltaf kynna þig sem fagmann í bréfaskipti. Athugaðu persónulegan tölvupóst þegar þú hefur lokið við að skrifa það til að tryggja að það geri það sem þú vilt. Að sleppa einu orði getur breytt merkingu setningu.

• 05 af 10

  Svara með varúð

  Vita réttu leiðina til að svara tölvupósti sem þú færð. Gefðu gaumgæfilega sendanda og hinum í "til" og "cc" reitina. Svaraðu eins fljótt og auðið er frekar en að láta "spara" möppuna verða of ringulreið.

  Forðastu hvötin til að slá "svara öllum" áður en þú horfir til að sjá hver er skráð í hausnum. Svar þitt getur ruglað öðrum í listann, eða þú gætir lent í að senda óþarfa upplýsingar til fólks sem þú þekkir ekki. Eina skipti sem þú ættir að smella á "svaraðu öllum" er ef þú ert viss um að allir þarfnast upplýsinganna sem þú sendir.

• 06 af 10

  Þekki þér tölvupóstverkfæri

  Vita verkfæri og gerðir tölvupósts. Þetta felur í sér "til," "cc", "bcc" og efnislínur. Helstu viðtakandi ætti að vera á "til" reitnum. Þegar þú þarft að afrita einhvern, ættir þú venjulega að bæta þeim við "cc" eða kolefnisritasvæðið. Ef einhver þarf að afrita án þess að aðrir á listanum sem fá tölvupóstinn sinn, notaðu "bcc" eða blindur kolefnisrit. Afritaðu aðeins fólk sem þarf að vita upplýsingarnar sem þú sendir.

  Aldrei framsenda keðjapósti. Þetta getur orðið fyrirferðarmikill og stíflað tölvupóstpóstum fólks til að benda á gremju . Þú vilt ekki verða sá sem skilar skilaboðum sem kunna að vera eða ekki.

  Þú ættir alltaf að fylla út efnislínuna fyrir viðskiptatengda tölvupóst og það er valið í persónulegum tölvupósti. Haltu efnislínunni eins stutt og mögulegt er og aðeins eitt efni á póstlista.

• 07 af 10

  Haltu því stuttum

  Flestir vilja frekar stutta tölvupóst en frekar en langvarandi orðabækur. Ef mögulegt er skaltu tilgreina punktinn þinn í nokkrum setningum. Fyrir lengri skilaboð byrja með inngangs málsgrein sem gerir fólki kleift að vita grunnatriði. Ef þú hefur fleiri en eitt efni, skiptðu skilaboðunum þínum inn í fleiri en eina póstlista, með einu umræðuefni í tölvupósti.

• 08 af 10

  Horfa á tóninn þinn

  Halda jákvæðu tón í tölvupóstsamskiptum þínum. Mundu að snarky athugasemdir gætu komið fram sem meiriháttar frekar en fyndið. Vista sarcastískan húmor fyrir samskipti fjarskipta svo aðrir geti heyrt tóninn af rödd þinni. Þetta felur einnig í sér reiði. Þú ættir alltaf að forðast að senda reiður tölvupóst, eða þú gætir haft áhættu á að brjóta einhvern sem þú vinnur með eða annt um.

• 09 af 10

  Notaðu forgangsflög með valdi

  Ef þú ert með forgangsmerki skaltu aðeins nota það þegar þörf krefur. Að nota það of mikið mun að lokum hafa hið gagnstæða áhrif sem þú vilt og senda tölvupóstinn þinn til the botn af forgangslista fyrir viðtakendur.

• 10 af 10

  Skráðu nafnið þitt

  Ekki gleyma að skrá tölvupóstinn þinn. Viðtakendur geta orðið pirruðir ef þeir þurfa að fletta upp og finna út hver sendi þau skilaboðin. Ef þú býst við svari í síma, vertu viss um að færa inn númerið, jafnvel þótt þú veist að viðkomandi hafi það á skrá. Tilgangur tölvupósts er að spara tíma, og að þurfa að stöðva það sem hann eða hún er að gera mun hægja á því. Ef þú ert með undirskriftarlína skaltu halda henni uppfærð með réttu netfanginu og símanúmerunum.