Fljótur Minnislisti um hversu lengi þú geymir skjöl + Hvað á að tæta
Pappír er sársauki og stjórnun heimaumsóknarkerfis getur verið dregið, en sum skjöl sem þú þarft virkilega að hanga á vegna þess að þú veist aldrei hvenær þú þarft þá. Hér er grunnur um hversu lengi þú geymir skjöl og hvenær þú ert búinn með þeim, hver þú þarft að tæta. Þetta ætti að vera eins og a fljótur tilvísunarleiðbeiningar til að búa til og viðhalda vinnanlegu heimaskráarkerfinu.
Í fyrsta lagi skaltu hugsa um að skera niður magn af pappír sem þú færð og þú munt endilega þurfa að tæta eða skrá minna.
Þetta þýðir að losna við ruslpóst, skrá þig á reikninga og ekki samþykkja flugmaður, afsláttarmiða sem þú munt aldrei nota eða önnur efphemera sem þér líður eins og þú þarft að hengja á þegar þú veist að þú virkilega ekki.
Ef þú ert í raun og veru í erfiðleikum með ringulreið á pappír þar sem þér líður eins og þú gætir verið að höggva það , náðu til fagfólks sem getur leiðbeint þér í gegnum decluttering ferlið.
Annað skref er að ganga úr skugga um að þú hafir gott póstkerfisstjórnunarkerfi . Því betur sem þú sérð póstinn sem þú ert að koma inn, því sjaldnar verður þú að gera stóra umsóknar- / tætari / endurvinnslu.
Uppsetning rafrænna skráarkerfis
Losna á pappírsskráningu með því að setja upp rafræna umsóknarkerfi mun spara þér pláss og losna við pappírsleysi. Það er vinna. Nú á dögum gerir rafræn skráningarkerfi mikla skilningi. Til að hefjast handa þarftu skanna og stað til að geyma skrár, möppukerfi í tölvu eða í skýinu og utanáliggjandi disknum.
Settu upp almennar möppur fyrir mismunandi gerðir skjala (dæmi: heimilis, skatta, farartæki, fæðingarvottorð osfrv.) Þú þarft ekki að ná of nákvæmum við geymslu skjala þar sem rafræn umsóknarkerfi eru leitað.
Skannaðu síðan hvert skjal og geyma í möppu í samræmi við innihaldið.
Gæsla afrit af mikilvægum skjölum
Fyrir frábær mikilvæg skjöl þín, ráðleggja sérfræðingar að halda afrit.
Það gæti þýtt að halda einum eintaki í skýjageymslunni og annar á harða diskinum. Það gæti líka þýtt að halda einum eintaki í rafrænum umsögnum og einum afrit í eldföstum öruggum.
Geymdu þessar skjöl að eilífu
Þessar skjöl skulu geymdar að eilífu:
Bókmenntaskrár - prófskírteini, útskriftir og hvers konar verkefnisvinnu sem hægt er að nota í framtíðinni þegar sótt er um starf.
Samþykkt Papers
Skírnarskírteini
Fæðingarskírteini
Dauðsskírteini - Getur verið nauðsynlegt í skattalegum tilgangi.
Leyfi ökumanns
Atvinna Records - Allir ákvæði, samningar, aga skrár og árangur umsagnir.
Hjónaband Vottorð
Sjúkraskrár
Military Records
Vegabréf
Eftirlaun og lífeyrisskýrslur
Almannatryggingakort
Wills
Vista fyrir styttri tíma
Þessar skjöl sem þú getur snert eins oft og mánaðarlega eða vikulega:
Bankareikningar - 1 mánuður
Víxlar - 1 ár fyrir neitt skatt eða ábyrgðaratriði, skulu allir aðrir reikningar skafta um leið og þeir hafa verið greiddir.
Kreditkortarreikningar - Tæta strax þegar greitt er.
Uppbótartekjur - Haltu þar til heiman er seld.
Fjárfestingaskrár - 7 árum eftir að þú hefur lokað reikningnum eða selt öryggi.
Leigusamningar - Haltu þar til þú hefur flutt út og fengið innborgun þína frá leigusala.
Paychecks / Pay Stubs - 1 ár þar til þú hefur fengið W-2 þinn
Söluskuldbindingar - Haltu ábyrgðarlífi lífsins. Vitanlega gildir þetta aðeins um helstu kaup eins og tæki og rafeindatækni. Ég geymi yfirleitt kvittanir fyrir hluti eins og matvörur og fatnað eingöngu svo lengi sem ég veit að ég ætla ekki að þurfa kvittun til að fara aftur.
Skattskjöl - 7 ár þar á meðal umsókn þína og öll fylgiskjöl eins og W-2s og kvittanir.
Ökutæki Records - Haltu þar til bát, bíll eða mótorhjól er seld.
Hvernig á að losna við skjöl
Tætari skjöl eru helsta leiðin til að vernda þig gegn persónuþjófnaði. (Lestu viðtalið við öryggisfræðinginn Jay Foley um hvernig á að vernda þig frá persónuþjófnaði). Furða hvað á að tæta? Almennar reglur eru nokkuð með eftirfarandi upplýsingum: Taktu tölur, fæðingardag, nöfn, lykilorð og lyklar, undirskriftir og almannatryggingarnúmer.
Aftur eru þau ekki brainers.
Hér eru grunnatriði:
Ef skjöl eru ennþá "virk" þ.e. þú þarft að halda á þeim til viðmiðunar og koma á einföldu innheimtukerfi. Þetta þýðir að skrá skjöl eftir efni og þá tætari þeim þegar þeir eru ekki lengur í notkun.
Hvaða skjöl að tæta
Ef þú ert búinn að nota þessi skjöl og ekki lengur þörf á þeim, þá er það sem á að tæta (allt annað - eins og pappírsvinnu - þú getur bara endurvinna).
Hraðbanka kvittanir
Bankyfirlit
Fæðingarvottorð afrit
Hætt við og ógilt eftirlit
Kreditkortarreikningar
Credit skýrslur
Ökuskírteini (útrunnið)
Atvinna skjöl sem hafa einhverjar skilgreiningar
Útrunnið vegabréf og vegabréfsáritanir
Fjárfestingarreikningur #s
Lagaleg skjöl
Fjárfesting, hlutabréf og eignarviðskipti
Atriði með undirskrift (leigir, samningar, bréf)
Farangursmerki
Lækna- og tannlæknisskýrslur
Skjöl með almannatryggingarnúmer
Lykilorð eða PIN númer
Borga stubbar
Fyrirfram samþykkt kreditkortaforrit
Kvittanir með því að skoða reikningsnúmer, kreditkortanúmer eða aðrar auðkenningarupplýsingar
Skattform
Afrit með upplýsingum um þær
Ferðaáætlanir
Notað flugmiða
Gagnsemi reikninga (síma, gas, rafmagns, vatn, kaðall TV, Internet)
Gakktu úr skugga um að sveigjanlegt umsóknarkerfi sé komið á fót til að halda þessum skjölum í skefjum og tæta þær þegar þau eru ekki lengur nauðsynleg.
Nokkuð sem þú ætlar að halda þarf að grípa til, skipuleggja og leggja inn. Mér líkar við heimaumsóknarkerfið mitt.