Í daglegu starfi starfa ég í samskiptum, aðallega fyrir hagnaðarskyni. Hluti af því verki sem ég geri felur í sér að tryggja að við höfum stefnu fyrir bæði innri og ytri samskipti. Þetta felur einnig í sér að þróa áætlun um skrifstofufærslu , sem núverandi stofnun mín ætlar að gera á næstu sex mánuðum.
Þó að þú megir hugsa að það eru svo margar ráðstafanir til að skipuleggja í skrifstofubúnaði að þú hafir ekki tíma til að jafnvel fjalla um samskipti, þá þarftu virkilega að taka dag eða tvo til að búa til ákveðna stefnu sem mun halda bæði starfsmönnum og viðskiptavinum meðvitaðir af komandi breytingum .
Við skulum byrja á starfsmönnum þar sem þeir eru beinlínis fyrir áhrifum af ferðinni .
Innri samskipti ættu að innihalda þessar lykilskilaboð:
- Skýr tímalína: Gakktu úr skugga um að þú skráir öll helstu skref í ferðinni svo allir vita hvað á að búast við og hvenær.
- Pökkun leiðbeiningar: veita starfsmönnum leiðbeiningar um hvernig á að pakka skrifstofum sínum eða skápum fyrir ferðina. Þetta ætti að fela í sér hvar á að fá pökkunarefni , það sem þeir bera ábyrgð á pökkun og fresti.
- Ítarleg tilkynning um allar lokanir á skrifstofunni : meðan á ferðinni stendur gætir þú þurft að loka skrifstofunni til að gera endanlega pökkun og flutning á skrifstofubúnaði og húsgögnum. Gakktu úr skugga um að starfsfólk þitt sé meðvituð um þessar dagsetningar og hvort og hvernig fyrirtækið muni halda áfram meðan á ferðinni stendur og hvernig þetta muni hafa áhrif á vinnutíma þeirra og vinnuálag.
- Ný skrifstofaáætlun: Starfsmenn vilja vilja vita snemma á því hvað nýtt rými mun líta út og hvernig skrifstofurnar verða settar upp. Eru þeir enn með eigin pláss eða vilja þeir nú vera í búð eða opna hæð? Gakktu úr skugga um að þú skapar leið til að upplýsa starfsfólk um hvernig vinnusvæði þeirra gæti breyst.
- Hin nýja staðsetning, bílastæði og hraðvalkostir: Gefðu starfsfólki allar þær upplýsingar sem þeir þarfnast um nýja staðinn þannig að þeir geti undirbúið flutning til nýju rýmisins.
Þegar þú hefur ákveðið öll lykilboð þarftu að ákvarða hvernig best sé að skila þessum skilaboðum. Aðferðin sem þú notar ætti að vera ákvarðaður eftir gerð skilaboða.
Til dæmis gæti tímalínan auðveldlega verið afhent í gegnum innra net fyrirtækis þíns; en skrifstofu lokun má best kynnt á starfsfundi til að tryggja að spurningar geti verið spurt og svarað.
Leiðir til að miðla markmiðum við starfsfólk:
- Innri vefur: Fyrir þau fyrirtæki eða stofnanir sem hafa innra net, er þetta venjulega besti vettvangurinn fyrir flest skilaboð. Það gerir auðvelt að uppfæra skrár og upplýsingar sem ná til allra starfsmanna.
- Samkomur á mannsfundi: Sama hvað skilaboðin, starfsfundur er góður staður til að gera tilkynningar og leyfa starfsfólki tækifæri til að fá fullan umræðu. Þú getur líka notað fundartíma til að skoða hvernig upplýsingar verða sendar þannig að starfsfólk veit að þau verði haldið upplýst.
- Netfang: Á meðan tölvupóst er auðvelt er það ekki besta leiðin til að miðla upplýsingum. Þú vilt ekki senda svo mörg tölvupóst sem fólk getur ekki fundið upplýsingarnar þegar þeir þurfa það. Ef þú notar tölvupóst skaltu ganga úr skugga um að þú notir það aðeins til að láta fólk vita hvar þeir geta fengið upplýsingar.
- Algengar möppur : Ef þú ert ekki með innra net, þá er búið að búa til algengan möppu á netkerfi sem allir geta fengið aðgang að næstum besta leiðin til að geyma upplýsingar sem þú vilt að fólk hafi aðgang að.
- Bulletin Board: líkamlegt rými þar sem upplýsingar eru birtar, er frábært að gera. Ekki aðeins getur fólk skoðað það oft, það veitir einnig stað þar sem fólk getur safnað saman og fjallað um áhyggjur þeirra.