Hvernig á að forgangsraða verkefnum þínum

Þannig að þú hefur allt þetta efni til að fá gert á hverjum degi og að gera lista er fullur - hvernig veistu hvað á að gera fyrst, annað og þriðja?

Næstum allir telja að þeir hafi of mikið að gera og of lítill tími til að gera það. Oft, þessi óvart tilfinning stafar af vanhæfni til að forgangsraða öllum þeim sem virðist að styðja verkefni. Ef þér líður eins og að gera lista þinn er vaxandi lengur í smá stund og þú veist ekki einu sinni hvar á að byrja, hér er hvernig á að þekkja, meta og forgangsraða verkefnum þínum.

1. Gerðu lista

Áður en þú reynir að raða skyldum þínum í mikilvægi skaltu taka tíma til að safna saman alhliða lista yfir allt sem þú þarft eða vilt ná. Skiptu lista þinni í hluti fyrir mismunandi tegundir verkefna. Þessar flokka gætu falið í sér:

Dagleg eða vikulega verkefni

Þetta eru mundane "to-dos" sem geta verið persónulegar ( mataráætlanir og matvöruverslun ) eða vinnutengd (vikulega liðsfundur.) Ef þú fylgir nú daglegu lífi , muntu kynnast þessum verkefnum; ef þú ert ekki, þetta er góður tími til að búa til einn. Það sem þú tekur þátt getur verið breytilegt - sumt fólk mun ekki þurfa að minna sig á að athuga tölvupóst eða kaupa matvörur, en aðrir munu meta skipulögð áminning til að framkvæma ákveðnar aðgerðir á ákveðnum tímum eða ákveðnum dögum.

Verkefni með frestum

Þetta þarf augljóslega að vera á ákveðnum degi og þurfa að vera tilbúin fyrirfram. Dæmi gætu verið skólapappír sem er á þriggja vikna fresti eða aðila sem þú ætlar að skipuleggja í sex mánuði frá því núna.

Þessar tegundir af verkefnum - oft kallaðir verkefni - geta síðar verið sundurliðaðar í smærri hluti - til dæmis gæti "skrifað pappír" sundurliðast við að lesa viðeigandi bækur, skipuleggja minnismiða, skrifa útlit, skrifa fyrsta drög og svo á.

Endurtekin verkefni

Þetta gerist ekki á daglegum eða vikulegum tíðni, en þau eru ekki einföld verkefni heldur.

Endurteknar aðgerðir geta falið í sér tannlæknaþjónustu eða gert ársfjórðungslega skatta.

Sjálfstætt, nauðsynleg verkefni

Þetta eru verkefni eða verkefni sem þú veist að þú þarft að gera, en enginn ætlar að gera þig. Þeir hafa sjaldan, ef nokkurn tíma, innbyggða tímamörk. Hugsaðu að bæta vefinn þinn lítið fyrirtæki eða finna nýja aðalþjónustuveitu.

Sjálfstætt, ekki nauðsynleg verkefni

Þetta eru skemmtilegra athafnir sem þó hafa tilhneigingu til að falla við hliðina eins og aðrir, augljóslega nauðsynlegar verkefni, fjölga þeim út. Hugsaðu að lesa fyrir ánægju eða vinna að áhugamálum.

Einhvern tíma Verkefni

Þessar verkefni hanga neðst á listanum þínum eða í huga þínum, en þeir þurfa venjulega ekki að gera það fljótlega, eða alltaf. Dæmi: mála ofninn þinn.

2. Skipuleggja lista þína

Þegar þú hefur skráð allt, getur þú fundið út hvað ég á að gera fyrst og skipuleggja áætlunina þína. (Hvernig á að gera þetta líkamlega - á blaðsíðu, skipuleggjandi , app, dagbók á netinu eða á annan hátt - skiptir máli en þú velur aðferð sem virkar fyrir þig og þú notar.) Hér eru nokkrar viðmiðanir að hugsa um:

Brýn eða mikilvæg

Öll verkefni geta verið flokkuð í einn af fjórum flokkum. Brýn og mikilvæg verkefni skulu gerðar fyrst, eins fljótt og auðið er; Brýn, en ekki mikilvæg verkefni geta verið falin, ef mögulegt er, en ef ekki ætti áætlunin að innihalda nægjanlegan sveigjanleika og meiri tíma til að mæta þeim þegar þeir koma upp Mikilvægt en ekki brýn verkefni ætti að skipuleggja vel fyrirfram svo að þau verði ekki brýn; Verkefni sem eru hvorki mikilvæg né brýn geta hugsanlega verið útrýmt, þótt ef þú notir þær, þá ættu þeir að vinna í áætlun þinni, svo að þeir fái ekki fjölmennur út af kröfu um kröfu.

Meta gildi

Þú getur dæmt virði verkefnisins á nokkra vegu. Það kann að vera hvort annað fólk hafi áhrif á og hversu mikilvægt þetta fólk er fyrir þig (samþykki yfirmann þinnar og velferð barna sem eru háð því að þú sért mikilvægari en að segja skoðanir hópa útlendinga sem þú samþykktir til að taka þátt í fundi.) Þú gætir líka falið verkefnum sem þú sérð að borga til lengri tíma litið, eða að þú finnir einfaldlega gefandi.

Ein tilvísun sem þú munt sennilega upplifa þegar þú lest um forgangsverkefni er 80-20 reglan eða Pareto Principle, þar sem segir að 80% af áhrifum koma frá 20% af orsökum. Þetta gæti eða getur ekki reynst satt fyrir þig, en það er gott áminning um að bera kennsl á það sem þú ert í raun að eyða tíma á og hver af áreynslum þínum er að borga sig.

Tímasetning og sveigjanleiki

Skipulagsáætlun gerir ráð fyrir breytingum og viðurkennir tímabundna takmarkanir. Vertu raunsæ þegar þú leggur áherslu á og skipuleggur dagana þína. Þegar þú ert í vafa, meta þá tíma sem tiltekið verkefni mun taka.

Ef tveir verkefni eiga sér stað á sama tíma, þá er valið hvaða á að byrja með og fer eftir því hvernig þú vinnur best. Sumir kjósa að fá einfaldara verkefni úr því að einbeita sér að flóknari einum; aðrir vilja líða fullvissu ef þeir byrja á erfiðara verkefni fyrst og fá eitthvað eða allt það gert áður en þeir fara áfram. Mundu að þú þarft ekki að taka eitt verkefni eða verkefni frá upphafi til enda áður en þú ferð á næsta - nema að sjálfsögðu finnur þú að vinna þannig að auka framleiðni þína.

Takmarkaðu daglegt verkefni þitt að mestu þremur. Daginn getur einnig falið í sér minni verkefni sem eru reglulega eða af minni áherslu eða brýnt, en hleðsla á helstu verkefni mun líklega leiða til streitu og vonbrigða.

Mundu að forgangsröðun getur breyst - ef stjóri þín þarf að gera eitthvað núna, mun fyrri forgangur þín fyrst verða sleginn niður í sekúndu. Það er meira ástæða til að byggja meiri tíma í áætlunina til að leyfa sveigjanleika.

3. Hópur verkefni

Batching verkefni er einn af the árangursríkur, duglegur leiðir til að fá þá nagging, gera-allan tímann verkefni gert. Batching þýðir einfaldlega að þú vinnur á sömu tegund af verkefni aftur og aftur áður en þú skiptir yfir í eitthvað annað. Fyrsta skrefið er að skilgreina verkefni sem þú gerir aftur og aftur og þá setja upp einfalda vinnuflæði til að þeir geti fylgst með. Þá takast á við þessi verkefni á sama tíma með því að nota þessi vinnuflæði.

Batching þarf að ljúka svipuðum verkefnum sem krefjast svipuðra auðlinda í "lotum" til að bæta skilvirkni og framleiðni. Hér eru nokkur dæmi:

• Borgaðu öll reikningana þína á sama tíma
• Opnaðu öll póstinn þinn einu sinni í viku og virkaðu hana frekar en að láta það stafla upp á hverjum degi og aldrei komast að því

Batching gerir þér kleift að komast inn í gróp sem gerir sama verkefni aftur og aftur þannig að þú þarft ekki að sóa tíma til að reikna út leiðbeiningar eða hvað þú ættir að gera næst.

4. Fjarlægja verkefni

Þegar þú hefur listað öll verkefni þín og raðað þeim frá mikilvægasta að minnsta kosti verður ljóst hvaða verkefni eru neðst á listanum. Þetta getur stundum verið send til einhvers annars, en ef það er ekki mögulegt verður þú að ákveða hvort skipuleggja tíma fyrir þá eða útrýma þeim.

Þú gætir haft verkefni á listanum þínum sem þú þarft ekki að gera eða viljir gera, en þú fannst pressuð til að bæta við á einhverjum tímapunkti (fara í ræktina, mæta í bókaklúbbi.) Hægt er að eyða þeim alveg.

Að lokum er hægt að einfaldlega hafa of mikið að gera - ef þú getur ekki fengið allt gert skaltu meta vinnuálag þitt til að ákvarða hvort þú þurfir bara meira æfingar í forgangsröðun eða hvort þú verður að segja einhverjum sem þú getur ekki lengur haldið áfram að gera ákveðin verkefni.